Documentation et adaptation médicale
Le rôle des professionnels de la santé dans le processus d’adaptation
 

Les professionnels de la santé ont un rôle important à jouer lorsque les personnes avec incapacité recherchent des arrangements pour leur permettre de bénéficier et de prendre part aux services (tels que l’éducation), logement ou lieu de travail. Pour mettre en œuvre des mesures d’adaptation appropriées, les écoles, les employeurs et les autres organisations visées par le Code s’appuient souvent sur l’expertise de professionnels de la santé afin de comprendre les limitations fonctionnelles et les besoins liés à une incapacité. Les personnes cherchant des moyens d’adaptation se fient souvent aux médecins ou autres professionnels de la santé pour fournir en temps opportun des informations sur leurs besoins liés à l’incapacité, tout en respectant leur vie privée.

En septembre 2016, la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) a publié sa politique nouvellement mise à jour sur le capacitisme et la discrimination fondée sur l’invalidité. La nouvelle politique énonce des informations importantes concernant le rôle de la documentation médicale dans le processus d’adaptation.
Section 8.7, « Renseignements médicaux devant être fournis, » énonce des directives détaillées sur le type et la portée de l’information médicale devant être fournie à l’appui d’une demande d’adaptation. Cette information doit inclure :
  • que la personne a une déficience [1]
  • les limitations ou les besoins liés à l’incapacité
  • si la personne peut accomplir les tâches essentielles ou satisfaire les exigences de l’emploi, d’un locataire ou d’un utilisateur du service, avec ou sans adaptation
  • le type de modification(s) qui peut être nécessaire pour permettre à la personne d’accomplir les tâches essentielles ou satisfaire les exigences de l’emploi, du locataire ou de l’utilisateur du service, etc.
  • en matière d’emploi, des mises à jour régulières sur le moment où la personne prévoit revenir au travail, si il/elle a pris congé.
Lorsque plus de renseignements sur l’incapacité d’une personne sont requis, l’information demandée doit être la moins intrusive possible sur la vie privée de la personne tout en donnant à l’organisation suffisamment d’information pour prendre une décision éclairée sur les moyens d’adaptation.
Pour mettre en œuvre des mesures d’adaptation appropriées qui respectent la dignité et l’intimité des personnes avec incapacité, l’accent doit toujours être mis sur les limitations fonctionnelles associées à l’incapacité, plutôt que sur le diagnostic de la personne.
Généralement, celui qui est responsable de l’adaptation des lieux n’a pas le droit de connaître les renseignements médicaux confidentiels de la personne, tels que la cause de l’incapacité, le diagnostic, les symptômes ou le traitement, à moins que ceux-ci se rapportent clairement aux adaptations recherchées, ou que les besoins de la personne sont complexes, difficiles ou peu clairs et il faut plus d’information.

Quelles politiques et procédures exigerez-vous?

À noter : Même si la CODP a indiqué les documents médicaux appropriés, il n’est PAS nécessaire de demander toutes ces informations. Nous sommes généralement d’avis que demander une date de retour au travail au médecin n’est pas une question pertinente, car il y a beaucoup de choses que vous, en tant qu’employeur, pouvez faire pour favoriser les adaptations en milieu de travail qui changera cette date potentielle.
En tant qu’employeur, cela change-t-il vos politiques relatives au retour au travail?  Y a-t-il des informations supplémentaires demandées sur les formulaires de fournisseurs de soins de santé qui ne sont pas nécessaires?  Cette nouvelle politique nous amène à nous demander comment un professionnel de la santé détermine le retour au travail.
Un récent tour de table sur les aptitudes au travail indique que les professionnels de la santé (médecins, physiothérapeutes, chiropraticiens, ergothérapeutes) sans l’utilisation d’évaluations normalisées ne peuvent pas déterminer avec précision les capacités et les délais du retour au travail.

Cela peut indiquer que les informations qui sont réclamées sur la documentation médicale devraient être appuyées par d’autres tests, évaluations ou outils qui normaliseront les informations.

Si votre processus ne demande pas PLUS que les exigences ci-dessus, vous pouvez toujours avoir un processus de documentation médicale valide. D’autres évaluations ou la collecte d’informations peuvent être nécessaires et sont toujours autorisées, à condition que des informations médicales personnelles ne soient pas demandées.

Ce que les employeurs doivent savoir!

1. La première étape pour chaque employeur est de savoir ce que nécessite l’emploi, tous les risques inhérents, et les décisions qui doivent être prises par l’employé. Une analyse des exigences physiques ou cognitives et comportementales peut être indispensable dans cette évaluation. Quels renseignements sont fournis au fournisseur de soins de santé afin de faciliter le processus de retour au travail?
2. Connaître les capacités de l’employé. Que peut faire l’employé et est-il/elle performant(e) au travail?  Que nécessite l’employé pour réussir au travail dans des circonstances normales, quand il/elle est en bonne santé?  Demander à l’employé(e) quelles tâches qui le/la préoccupent, et quels arrangements il/elle peut exiger.
3.  S’assurer que, si l’employé présente des signes de risque en étant capable d’exercer (temporairement) un rôle critique sur le plan de la sécurité, ajuster le milieu de travail ou les tâches pour assurer la sécurité des employés, des collègues et du public.
4. L’employeur exige-t-il plus de documentation par un professionnel de la médecine/santé? S’assurer que la documentation demandée n’enfreint pas la politique de la CODP. Notez que si vous demandez à un professionnel de la santé de commenter le retour au travail, il/elle devra connaître les exigences de l’emploi. Considérons un formulaire qui ne demande pas une date de RAT (il s’agit d’une décision basée sur votre capacité en tant qu’employeur de fournir des moyens d’adaptation).
5. Si l’employé a requiert un moyen d’adaptation documenté en raison d’une incapacité, assurez-vous de suivre vos politiques d’accommodement en place pour développer des moyens d’adaptation raisonnables. Vous pouvez communiquer avec Gowan Consulting pour un plan détaillé d’évaluation des moyens d’adaptation.
6.  Suivi, surveillance et continuation. À mesure que les capacités de nombreuses personnes changent, l’employé et l’employeur doivent sans cesse rechercher des manières pour s’assurer que l’employé puisse maximiser son potentiel, sa sécurité et sa productivité au travail.

Il y a des solutions d’évaluation et de politique :

  • Demander à ce qu’un employé soit évalué par un(e) ergothérapeute. Une évaluation cognitive et fonctionnelle complète peut fournir des détails sur la façon dont l’incapacité a affecté la cognition et la fonction de l’employé. L’ergothérapeute peut ensuite évaluer les fonctions essentielles de l’emploi afin de déterminer si les capacités cognitives et physiques affecteront la sécurité et les capacités de l’employé.
  • Si l’employé utilise des machines, des véhicules ou occupe un poste critique sur le plan de la sécurité, veiller à ce qu’il y ait du soutien en place pour gérer les changements de rôle qui peuvent avoir un impact sur la sécurité.
  • Envisager des ajustements au travail qui favorisent d’autres manières d’accomplir ses fonctions.
  • Suivre l’employé régulièrement pour assurer la validité du plan d’ajustement.
  • Sensibiliser les gestionnaires et les superviseurs aux procédures lorsqu’ils soupçonnent des changements de la fonction au travail.
  • Former les employés sur toutes les politiques et procédures relatives à la documentation médicale et les processus de retour au travail

Pour plus d’information sur la façon dont Gowan Consulting peut vous aider à obtenir la bonne quantité d’information pour favoriser le retour au travail ou remplir votre devoir d’accommoder un employé ayant une incapacité, contactez-nous à gowanhealth@gowanhealth.com

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